مقال لـ John Boitnott
ترجمة: فريق الموهبة الأولى
توقف عن قراءة هذا الموضوع إذا كنت قد سمعت هذه الجملة سابقاً:
أنت بحاجة إلى التفويض لتصبح قائداً فعالاً!
من المهم لرواد الأعمال وأصحاب الشركات أن يفوضوا الأشخاص المناسبين لعدة أسباب.
بالتأكيد عندما تقوم بالتفويض فإنك ستوفر بعض الوقت الذي يمكنك أن تستغله في المهام الأكثر فائدة.
كن ذلك ليس هو السبب الوحيد (استغلال الوقت بشكل أفضل)، في أن التفويض الفعال هام جدًا لسير العمل، بل ويجعل الموظفين على استعداد للترقية ولمسؤوليات أكبر.
إذا كنت تريد مساعدة فريقك الرئيسي كي يحقق أهدافه، ويسير بخطى ثابتة في تطوير مساره المهني، وتقديم قيمة مضافة عالية لشركتك، فمن الضروري أن تتعلم كيف تقوم بالتفويض كصاحب عمل.
للحصول على استشارة مجانية حول كيفية الاستفادة من التفويض أضغط هنا
1- استوعب ما الذي يمنعك عن التفويض الآن:
في كثير من الأحيان، يتردد رواد الأعمال من القيام بالتفويض بسبب الخوف من عدم أداء المهمة بشكل صحيح، أو لاعتقادهم أنها سوف تأخذ مدة طويلة من الشرح مقارنة بالمدة اللازمة للقيام بالمهمة لذلك يتطلب التفويض الفعال المزيد من الوقت والاهتمام مسبقاً.
ولكن هذه هي الطريقة التي نتعلم بها جميعاً مهارات جديدة عن طريق التكرار والممارسة.
بمجرد أن يتعلم الموظف التعامل مع المهمة بكفاءة، سيؤتي هذا الاستثمار بنتائجه إليك في توفير المزيد من الوقت، والمساحة لديك، وكذلك سوف يعزز الإنتاجية لشركتك.
يوجد سبب آخر شائع يمنع رواد الأعمال من التفويض، وهو الخوف من الغرق في تفاصيل عملية تحديد ما يمكن تفويضه ومالا يجب تفويضه.
في هذه الحالة يجب أن تجبر نفسك على اقتطاع جزء من وقتك الآن رغم صعوبة ذلك، كي تكسب وقتا اضافيا لاحقاً.
2- حدد ما الذي يمكن تفويضه وما الذي يجب أن تحتفظ به:
إن عملية تحديد المهام التي يمكن تفويضها قد تكون عملية معقدة بحد ذاتها.
فكر في هذه المهام من منطلق إدارتك للوقت، أنت تستهدف التخلي عن المهام التي تثقل كاهلك، وهذا يتطلب منك أن تقسم مهامك إلى فئتين:
1- مهام ليست ضمن مهاراتك الأساسية:
وهي المهام التي يمكنك القيام بها، ولكنها سوف تأخذ وقتاً أطول من شخص آخر لديه مهارة وخبرة في مجال معين.
2- مهام يؤديها أي شخص:
وإذا قام بها أي شخص لن يحتاج إلى عناية خاصة منك.
فكر في كيفية إعداد موقع الكتروني، أو كيفية نشر محتوى على موقعك الحالي، بالتأكيد يمكنك تعلم الوورد برس، أو أي نظام آخر لإدارة المحتوى، فمن السهل الآن نشر وتكوين صفحة على الإنترنت في هذه الأيام، ولكن إلى أي مدى ستكون كفاءتك في هذه المهمة ؟
وكم من الوقت سيستغرقه أحد أعضاء فريق تقنية المعلومات الذي يأكل وينام ويتنفس في إعداد الموقع ؟
حتى لو استغرق الأمر نفس الوقت، عليك أن تفكر من ستكون تكلفة الوقت بالنسبة له أكبر؟
خلاصة القول:
تتكلف شركتك الكثير من الأموال، عند قيامك بمهام يمكنك اسنادها إلى موظفين أكفاء وأكثر خبرة، فالقادة المؤثرون يستمرون في هذا النوع من التفويض مراراً وتكرارً
3- حدد إجراءات التفويض:
فكر في إنشاء نظام للعمل يدعم التفويض لجميع أنواع المهام، لجعل التفويض جزء بسيط وسهل من سير العمل، وأبدا بمراجعة عملية إدارة الوقت وحدد كيف تقضي أيامك، ثم اصنع قائمة بجميع المهام المتخصصة التي تريد تفويضها، وفكر في واحد أو اثنان من موظفيك لديهم خبرة للقيام بتلك المهام.
كذلك هناك طريقة آخرى لإنشاء نهج منظم أكثر للتفويض وهي إنشاء قوالب خطابات أو رسائل بريد الكتروني خاصة بالتفويض ويمكنك استخدام
الحقول التالية كجزء من هذه الرسائل:
1- تعريف محدد وواضح للمهمة:
حيث تفشل المهمات أحياناً بسبب عدم توافر المعلومات الكافية عن المهمة لموظفيك، كن واضح، على سبيل المثال: قل لموظفك:
” اكتب ملخص من 500 كلمة عن منتجنا الجديد تستهدف فيه المستثمرين ورواد الأعمال”.
2- الموعد النهائي:
يؤدي تحديد موعد نهائي لإنجاز المهمة الى سير العمل بانتظام.
3- السياق:
يساعد شرح المهمة ومدى ارتباطها بالصورة الأكبر على مساعدة الموظف بشكل أكبر على تحمل المسؤولية.
4- نقاط مختصرة أو دليل:
سوف يجعل الدليل إنجاز المهمة أسهل لموظفك، خاصة إذا كانت هذه هي المرة الأولى مع مهمة معينة.
4- لا تذهب بعيداً عن دائرة المهام:
تابع المهام التي قمت بتفويضها، وخاصة في المشروعات الكبرى، وأطلب من حين إلى آخر من خلال تقارير مختصرة ومنتظمة، كي تتأكد من أنك ممسك بزمام الأمور.
لتصبح مفوضاً ناجحاً أنت بحاجة الى التخلي عن بعض درجات من التحكم، لذا لا تركز اهتمامك على كيفية انجاز المهام وانما تأكد من أنك على دراية بالوضع الحالي للشركة ومتاح للإجابة على كل الأسئلة.
5- امنح كل الصلاحيات للحصول على الموارد اللازمة:
في النهاية، تأكد من حصول المفوضين على كل الصلاحيات اللازمة للحصول على الموارد التي يحتاجون إليها لإكمال المهمة بما يرضيك ويناسب توقعاتك.
إن التفويض الغير فعال أو المنعدم ينم عن انعدام الثقة، والذي سوف يصبح عادة نبوءة تتحقق تلقائيا: لا تقل لنفسك:” حاولت تفويضهم ولكنهم لم ينجزوا المهام بالشكل المطلوب، يجب أن أفعل كل شيء بنفسي”.
بدلاً من ذلك:
مكن العاملين لديك ليشعروا بأنهم يقدمون مساهمات قيمة وأنهم موثوق بهم للتعامل مع المسؤوليات الجديدة، وبالطبع، جزء من هذا التمكين يعني منح العاملين لديك إمكانية الوصول إلى الأشخاص، والمعدات، والمعلومات، والمواد، التي سيحتاجون إليها للقيام بعمل جيد، وإذا تم هذا، سيكتسبون المزيد من الثقة بالنفس وسيحققون المزيد.
رابط المقال الأصلي: